Kam se posunul Integrovaný Facility Management?

Jak byste stručně definoval, co znamená IFM?

Vše v jednom. Jeden partner pro ostrahu, údržbu, energetiku i úklid vaší nemovitosti. Jedna garance za všechny služby spojené s perfektním chodem nemovitosti. Jedna společnost zodpovědná za celý provoz budovy. Zároveň se snažíme o to, abyste ušetřili peníze. Na energiích, na provozu, na poplatcích atd. Ale tak, abyste to nepocítili na komfortu. To je integrovaný facility management (IFM) z pohledu SSI Group.

A jak byste to zkusil vysvětlit běžnému zástupci populace, návštěvníkovi budovy, zaměstnanci v kanceláři?

Staráme se o to, aby vaše náklady na provoz budovy byly optimálně vynaloženy a efektivně alokovány. Aby, technologické celky objektu efektivně fungovaly dle nastavených parametrů, byl všude pořádek a abyste byli v bezpečí. Aby vám bylo v budovách příjemně v zimě i v létě. Abyste viděli na cestu i v noci, cítili se dobře kdykoliv, aby byl váš život i majetek v bezpečí. Aby se vám dobře parkovalo, aby se vám dobře nakupovalo, abyste mohli zajít do kina na film a cítili se tam dobře. Abyste mohli jít po ulici a nezakopávali o odpadky, abyste mohli sedět v práci a fungovaly vám zásuvky. Abyste na WC mohli spláchnout, abyste se mohli v budově schovat před deštěm a neteklo vám na hlavu. Abyste měli ze své kanceláře výhled přes čisté okno, aby vám v šatně na směně šla zamknout skříňka. Aby vám tekla teplá voda, aby vám vůbec tekla voda apod. A když zrovna něco z toho na chvíli přestane fungovat, tak abyste se měli na koho obrátit.

V čem v oblasti řešení facility managementu dělají firmy nejčastěji chyby?

Zjednodušeně řečeno: podceňují jej. Nevyužívají jeho základní princip – to, k čemu má primárně sloužit. A často zbytečně řeší cenu služeb, cenu pracovní síly. To totiž může do jisté míry facility management degradovat. S tím souvisí i situace, že si někteří majitelé budov chtějí část technologií a služeb zajišťovat sami, po vlastní ose, „levněji“. A v momentě, kdy je tak učiněno pouze na základě ceny, jedná se často o průšvih. U takových rozhodnutí pak chybí například záruky, časová flexibilita, dostupnost náhradních dílů, adekvátní kvalita pracovní síly anebo se zanedbává prediktivní údržba. IFM naopak nabízí efektivní řízení, dostanete jej s jednou zárukou, jedním dodavatelem s jednou smluvní odpovědností. Šikovný dodavatel těchto služeb nabídne komplexní pohled na stav budovy a její provozní atributy s návrhy na optimalizace nákladů a efektivní alokaci investic. Budete mít také například jeden reporting. Jinými slovy full-service a budete se moci v klidu věnovat svému core byznysu.

Zastávám názor, že kvalitní zaměstnanec je na recepci administrativní budovy či obchodního centra nepostradatelný.

International Business Director SSI Group, Ondřej Mareček

Jak řešíte automatizace. V některých kancelářských budovách se začaly objevovat online recepce. Jaký na ně máte názor?

Tyto samoobslužné recepční systémy zajišťují odbavení a bezpečný příchod a odchod zaměstnanců i návštěv. Jedná se zajisté o aktuální trend v oboru, ale zatím ne vždy aplikovatelný vždy a všude. Tak například z praxe víme, že když u čistě online recepcí, bez lidské obsluhy, dojde k nějakému běžnému provoznímu problému, který není zanesen do logaritmických funkcí „škatule“, je k jeho vyřešení lidský faktor nezbytný. Už jen v podobě servisu, vzdálené obsluhy atd. A zde je nutné si uvědomit, že to s sebou nese potřebu dalších vynaložených nákladů.

Bez recepční to tedy občas nepůjde, že?

Zastávám názor, že kvalitní zaměstnanec je na recepci administrativní budovy či obchodního centra nepostradatelný a jako nejvhodnější řešení tohoto trendu je kombinace obou směrů. Nespornou výhodou pak je možnost obsloužit každou návštěvu individuálně. Návštěva si sama zvolí, jaký styl obsluhy je jí příjemnější nebo více vyhovuje jejím potřebám. S tímto řešením máme bohaté zkušenosti na mnoha námi spravovaných objektech a jeho výsledkem je výrazně vyšší kvalita poskytovaných služeb.

Jakou roli hrají kamerové systémy?

Moderní kancelářské budovy a jejich recepce se také neobejdou bez zajištění ostrahy. A opět jsme u toho, že i zde je lidský faktor nesmírně důležitý až nepostradatelný – obsluha CCTV, vyhodnocení nastalých situací, navazující zásahy apod. Je skvělé vidět, že řada vlastníků budov a správ nemovitostí v poslední době stále více investuje do kvalitních kamerových systémů. A stejně tak, jak kvalitní je kamerový systém, musí být kvalitní i jeho obsluha. Žádný kamerový systém zloděje ani jinou podezřelou osobu nezastaví.

Správné vyhodnocení bezpečnostně rizikových situací v provozním životě komerčních nemovitostí je velmi důležité, stejně tak jako navazující zásah při mimořádné události. Zasahující pracovníci ostrahy případně výjezdová patrola jsou nedílnou součástí tohoto fungujícího systému. Na vzdáleném dohledovém centru v SSI Group řeší naši dispečeři denně několik desítek takových bezpečnostních incidentů a na nutné zásahy pak vysílají výjezdové patroly.

SSI Group patří mezi významné dodavatele služeb v logistických parcích, jak to vnímáte zde?

V objektech logistického charakteru je to podobné. Typicky se jedná o nově budované logistické parky s početně menším zastoupením nájemců. Zde se samoobslužná vjezdová vrátnice napojená na vzdálené dohledové centrum vysloveně vyplatí. Pokud celý objekt spadá pod jednoho poskytovatele IFM, tak zde dochází vedle hladké obsluhy také k rychlému odstranění závad i vyřešení dalších případných komplikací.

V SSI Group se také věnujete úklidu, jaké zde máte novinky?

Snažíme se jít cestou vývoje, budoucnosti, a především reálné praxe vycházející ze zkušeností našich kolegů přímo na objektech. A proto dalším dobrým příkladem jsou autonomní stroje na mytí podlah. Vždy jde o efektivně vynaložené náklady na službu. Jejich využití a zapojení do provozu nám v konečném důsledku pomohlo ke kýženému efektu snížení nákladů při zachování kvality služeb.

Ale i tak je ale nutné mít v některých komerčních provozech zajištěnou obsluhu stroje strojníkem, který v případě mimořádných nebo nahodilých situací stroji „pomůže“. Tyto situace jsou v provozech objektů naprosto běžné.

Co se například stává a jaké je řešení?

Stroj se může například zaseknout o spodní hranu eskalátoru, je nutné jej přeprogramovat v závislosti na změnách v objektu – například nové rozložení stánků v OC, stavba nebo jiné změny, přesun stroje z patra do patra, znečištění kotoučů, mycích hlavic, stírací lišty nebo špatné najetí do dokovací stanice a mnohé další. V poslední době také zjišťujeme, že zásadním problémem může být zábradlí z čirého skla.

Je dobré si uvědomit, že tyto stroje ne vždy mohou fungovat pro všechny provozy. V našem případě se může stát, že špatně zvolenou formou automatizace dojde k neefektivně vynaloženým nákladům. Za stroje se platí, a to nejen pořizovací náklady.

V čem dále v budovách pomáhají technologie?

Neocenitelnou pomoc v poslední době přinášejí například při hledání energetických úspor. To, co člověk běžným okem nevidí, pozná odborník okem zkušeným z čísel a grafů popisujících stav a provoz budovy. Bez množství provázaných technologií, které měří a sbírají hodnoty teploty, tlaku, času a další, by analýza efektivity energetického provozu nebyla možná. Samotná data jsou ale jen čísla. Teprve zkušený odborník vidí na jejich pozadí obrázek situace a následně také může navrhnout nejlepší řešení.

Dalším tématem jsou dohledová centra a vzdálené dohledy v oblasti bezpečnosti. Jaký je zde trend v posledních letech?

V této době zde vidíme velký posun v důležitosti. Aktuálně nastává situace, kdy odhadujeme že dohledová centra budou v blízké budoucnosti využívaná mnohem více, než doposud. O tomto řešení se ví již delší dobu, ale mnoho zákazníků jej začíná využívat až nyní nebo to očekáváme v blízké budoucnosti. Nejpoužívanější jsou v retailových provozech, následně přibyly hotely a kancelářské budovy. V SSI Group je využíváme také častěji, nejen z důvodu těchto trendů, ale i proto, že stále více klientů u nás nepoptává jenom ostrahu, ale právě další služby v rámci IFM. V poslední době hodně přijímáme nové pracovníky na technický vzdálený dispečink. Jedná se zejména o zkušené a prověření dispečery s technickým vzděláním. Ti pak umí ovládat všechny potřebné technologie a také vypozorovat důležité změny týkající se nejen bezpečnosti, ale také připojených technologií technické správy a energetiky.

Co byste řekl na závěr?

Klíčovým prvkem integrované správy budov je nejenom integrovaný přístup, jeden zastřešující dodavatel, ale také kvalitní lidé, kteří dokáží fungovat jako dokonalý tým. To, co platí ve vztahu technologie vs. člověk na recepci a v energetickém managementu, platí i obecně v integrované správě budov. Profesionální integrovaná správa budov pak ideálně využívá nejmodernějších technologií pro co nejlepší péči o správu a chod budovy a využívá jejích možností společně s kvalitními vstupy proškolených pracovníků, kteří jsou v celém procesu nepostradatelní.